Una fattura proforma è un documento di vendita che il venditore invia all’acquirente, soprattutto nel caso di ordini internazionali confermati. Questo documento conterrà i dettagli dell’ordine e spesso anche le coordinate bancarie del venditore, in modo da poter effettuare il pagamento.
La fattura proforma è diversa da una fattura commerciale, perché quest’ultima viene emessa dal venditore dopo il carico o la spedizione delle merci. Dopo aver definito i termini del contratto di vendita, l’acquirente emette un ordine di acquisto o una lettera di credito. Il venditore invece, prima deve inviare una fattura pro forma dove indica precisamente i dettagli del contratto di vendita. La lettera di credito sarà aperta in base alla fattura pro forma inviata dal venditore. Possiamo quindi considerare la fattura pro-forma come un documento che il venditore produce per impegnarsi a vendere all’acquirente, la merce indicata. Dopo aver ricevuto la fattura proforma, l’acquirente invia un ordine di acquisto o apre una lettera di credito al fornitore e il venditore provvede alla produzione e spedizione della merce. E’ in questo momento che viene prodotta dal venditore la fattura commerciale, cioè il documento ufficiale, il cui contenuto è quasi lo stesso della fattura pro-forma, ma questa è un atto di vendita ufficiale emesso dal venditore per la merce venduta, che specifica il tipo di merce, la quantità e il prezzo, oltre alle condizioni di vendita.
Le differenze tra i due documenti riguardano il fatto che il prezzo di vendita finale, sulla fattura commerciale, può essere diverso da quello contenuto nella fattura pro-forma, perché questa, come già spiegato, viene emessa prima della vendita effettiva e potrebbe succedere che, durante la produzione, ci siano dei piccoli aggiustamenti o cambiamenti rispetto all’ordine iniziale.
Un’altra differenza riguarda il fatto che rispetto alla quantità di prodotti ordinati, quella indicata sulla Fattura Proforma potrebbe essere diversa dalla quantità di merce spedita e che è indicata sulla Fattura Commerciale. Questo può succedere per diversi motivi, ma spesso i fornitori hanno problemi nella produzione oppure non hanno pianificato in modo corretto quanti prodotti potevano essere effettivamente caricati nei containers, quindi ci potrebbe essere una differenza tra quantità preventivata e quella effettivamente partita. Riguardo la fattura commerciale, bisogna ricordare che, quando ci si muove nel commercio estero, diventa un documento doganale usato come dichiarazione da parte della società che esporta un articolo oltre i confini internazionali.
Infine, un’ultima differenza da fare in questa sede, è quella tra una fattura proforma e un ordine di acquisto.
Un ordine di acquisto è un documento commerciale, cioè una conferma ufficiale di una vendita, mentre una fattura proforma è un preventivo di vendita, non una conferma, motivo per cui i dettagli di una fattura proforma possono ancora essere modificati rispetto ad un ordine di acquisto, che invece è un accordo legalmente vincolante.
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